Kiedy cyfryzować firmę i jakie narzędzia wybrać? Przewodnik dla biznesu

Transkrypcja wygenerowana automatycznie z materiału wideo:

‍

Wprowadzenie – dlaczego stare narzędzia hamują biznes?

Czy twoja firma wciąż opiera się na Excelu i Wordzie? Masz wrażenie, że nowe technologie zmieniają rynek szybciej niż jesteś w za tym nadążyć i że pociąg już dawno odjechał? Nie jesteś sam. Tylko 21 % polskich przedsiębiorstw osiągnął wysoki poziom cyfryzacji, a blisko 1,3 nadal nie korzysta z żadnych nowoczesnych narzędzi. Dlatego też w tym odcinku pokażę ci, kiedy koniecznie musisz zmienić swoje podejście, dlaczego przedsiębiorcy coraz mocniej stawiają na cyfryzację,

które rozwiązania sprawdzają się najlepiej oraz jak je wdrożyć bez ponoszenia wysokich kosztów oraz bez rewolucji.

Cześć, ja nazywam się Kami Tarczyński i na co dzień pomagam przedsiębiorcom wykorzystywać technologie efektywniej aby ich firmy działały sprawnie i rosły szybciej. Dzisiaj właśnie porozmawiamy sobie o cyfryzacji. Na początek zaczniemy od problemu dlaczego stare narzędzia hamują nasz biznes. Na początku w firmie proste narzędzia typu Excel, Word, Outlook etc. są całkowicie wystarczające do tego żeby tą firmę prowadzić. Wszystkie procesy sprzedażowe, marketingowe,

usługowe do obsługi twoich klientów, da się ogarnąć w tychże narzędziach. większości, nie mówię, że we wszystkich, ale na pewno w większości da się to zrobić. Niemniej jednak, w momencie, którym twoja firma rośnie, firma, której pracujesz rośnie, staje się coraz większa, obsługuje coraz większą liczbę klientów, zatrudnia coraz więcej pracowników, zaczynasz robić drobny chaos.

Rzeczy, które do tej pory zajmowały dzień, dwa zaczynają zajmować tydzień, generowanie raportów jest niekiedy niepełne. Przepływ informacji między działami, czy pracownikami, czy klientami zaczyna być bardzo chaotyczny. Klienci zaczynają się skarżyć, że nie dostają pewnych informacji na czas lub są one niepełne. Każdy dział ma de facto swoją wersję wydarzeń, plików i tak dalej.

‍

Rosnąca praca ręczna i ryzyko biznesowe

No i de facto też zaczynamy dostrzegać to, że niby zatrudniamy więcej ludzi, więcej pracowników, obsługujemy większą liczbę klientów, ale wszystko zaczyna spowalniać dlatego, że jest po prostu coraz więcej pracy ręcznej. Dodajemy jakieś kolejne procedury, które właśnie mają naprawić to, że coś działa wolniej, to, że gdzieś się coś zgubiło, a de facto dokładamy pracy tej samej liczbie pracowników, która jest w 100 % pracą.

Ręczną. Dlatego w tym momencie to jest nie tylko niewygodne dla wszystkich, którzy biorą udział w tych procesów, ale de facto stwarza to ryzyko i to poważne ryzyko biznesowe. Raport Polskiego Funduszu Rozwoju z 2024 roku wskazuje, że tylko 21 % polskich firm osiągnął wysoki poziom cyfryzacji. Dane są wręcz szokujące. To znaczy, że prawie 80 % firm

nadal nie jest wysoko scyfryzowana, nadal w bardzo dużym stopniu polega na danych papierowych, na ręcznej pracy i tak dalej i tak dalej. I właśnie dzisiaj porozmawiamy sobie o tym, jak możemy osiągnąć przewagę konkurencyjną właśnie dzięki tej cyfryzacji. No i teraz zadajmy sobie pytanie, kiedy warto pomyśleć o zmianie lub kiedy warto pomyśleć o rozpoczęciu tej cyfrowej drogi czy cyfrowej ewolucji. Sygnałów jest...

co najmniej kilka, pokrywają się one trochę z tym, co powiedziałem wcześniej. Czyli możemy wymienić takie rzeczy jak spowolnienie pracy...

obsługujemy tą samą dźwę klientów, dokładamy kolejnych ludzi, praca wcale nie idzie szybciej, nasze capacity, czyli dostępność pracowników, dostępność, gotowość do przejęcia kolejnych projektów jakoś nie rośnie wykładniczo, nie rośnie wraz z tym jak zatrudniamy kolejnych ludzi, tylko stoi mniej więcej w tym samym miejscu. Gubią się nam dane, gubi się nam komunikacja z klientami. W tym momencie też wiemy, że gdzieś coś nie gra, nie mamy uspójnionych kanałów komunikacji, nie mamy jednego miejsca.

‍

Sygnały alarmowe: niespójność informacji i opóźnienia

Naprawdę skąd nasi pracownicy czy klienci mogą czerpać dane czy informacje na temat tego co dla nich robimy lub tego co jest jeszcze de facto

do zrobienia czego od nich wymagamy i tak dalej. Informacje między działami zaczynają pojawiać się konflikty. Jeden dział mówi, że dział wymagał od drugiego działu, żeby coś ten zrobił. Drugi dział mówi, że wcale takiej informacji nie miał. No znowu tutaj wracamy, że do tego problemu, którym właśnie nie ma tej spójności przepływu informacji. Generowanie czy dostarczanie usług zaczyna zajmować więcej czasu. Klienci zaczynają się skarżyć, że cały czas pewne rzeczy są przekładane. Znowu to jest dla nas

jasny sygnał, że coś gdzieś nie gra. No i trzeba się zadać jasne pytanie, czy jest tutaj jakiś potencjał do automatyzacji, żeby naszych pracowników odciążyć, bo po prostu dołożyliśmy im kolejnych zadań, jakiś obowiązków, które muszą wykonywać dookoła procedur, no czy jednak gdzieś na jakimś innym poziomie coś tutaj nie gra. Działy korzystają z innych systemów. Nie mamy tutaj jednego spójnego miejsca, którym czerpiemy informacje, na przykład o pipeline klientów.

o tym na jakim etapie jest projekt, tak. Musimy nawzajem siebie wszyscy odpytywać, czyli jeden dział musi pytać drugi dział, trzeci dział i tak dalej, na jakim etapie jest realizacja. Znowu to znaczy, że albo dział nie ma dostępu do odpowiedniej informacji w naszym systemie, tak, albo de facto nie mamy jednego systemu, tylko każdy korzysta z innego, nie chcemy płacić za licencje dodatkowe, no ale de facto to nam bardziej utrudnia niż pomaga realizację naszych usług.

Jeżeli koszty obsługi rosną, efektywność nie idzie w górę, no to też jasny znak, że coś tu ewidentnie nie gra. I to są według mnie jasne bardzo mocno sygnały, w których musimy sobie powiedzieć OK. To właśnie jest ten czas, kiedy musimy zacząć realizować jakieś kroki do tej ewolucji cyfrowej, żeby te wszystkie dane ze sobą w jakiś sposób uspójnić, zautomatyzować, przeprocesować. I właśnie tutaj powiem wam, jakie mamy dostępne...

‍

Cyfryzacja - automatyzacja i dostępne narzędzia

Narzędzia, czy możliwości aby właśnie taką ewolucję cyfrową przeprowadzić. Dobra wiadomość jest taka, że wcale nie musimy od razu inwestować gigantycznych pieniędzy, żeby tą ewolucję przeprowadzić. Obecnie mamy dostępne bardzo wiele sposobów czy narzędzi, które mogą pomóc nam to zrobić de facto idąc krok po kroku. Czyli znowu nie robimy wielkiej rewolucji, raczej stawiamy na ewolucję, żeby gasić tam te miejsca, których są największe pożary.

‍

Automatyzować tam gdzie mamy najbardziej wąskie gardła, odkorkowywać je i tak kroczek po kroku usprawniać naszą firmę. Co to za narzędzia? Co to za możliwości? Pierwszym takim najbardziej oczywistym są automatyzacje. Obecnie Deloitte szacuje, że automatyzacje mogą usprawnić pracę i przyśpieszyć pracę pracowników czy naszych zespołów aż o 20 do 30 procent. To jest gigantyczna liczba. Wskali przedsiębiorstw, niekiedy znaczy ona oszczędności setki godzin miesięcznie, no co sobie sami możemy policzyć, co to dla przedsiębiorstwa, czy naszego działu oznacza. I czym są te automatyzacje? Automatyzacje oczywiście mają za zadanie automatyzować jakieś do tej pory ręcznie wykonywane procesy.

Jeżeli mamy jakieś systemy, których nasi pracownicy pracują, bardzo często one pozwalają na integrację z innymi systemami, poprzez różne interfejsy programistyczne, dzięki czemu na jakieś wyzwalacze, czyli jest jakiś wyzwalacz, na przykład przychodzi jakiś mail, ktoś stworzył gdzieś jakieś zadanie, to to może wyzwolić jakiś szereg akcji, czyli całą procedurę, które się po kolei wykonają, żeby nam dostarczyć jakiś wynik, który później będziemy mogli przedstawić klientowi.

czy dostarczyć do jakiegoś kolejnego działu, żeby właśnie wykonać niezbędną pracę.

CRM oraz Business Intelligence (BI)

Kolejnym typem narzędzi, który bardzo często jest w firmach wykorzystywany i pomaga zautomatyzować szczególności działa sprzedaży czy działu realizacji jest to CRM, czyli Client RelationShip Management. Jest to platforma, rodzaj platformy, która właśnie pomaga nam zarządzać relacjami z klientem. Patrzeć na jakim jest on etapie, kiedy były wykonywane ostatnie połączenia lub jakiś kontakt z klientem, przechowywać o nim jakieś informacje o projektach, które dla niego realizowaliśmy, czy właśnie o kontakcie i tak dalej i tak dalej. No pomaga nam zarządzać po prostu relacjami z klientami.

Kolejnym narzędziem, które już warto wdrażać w trochę większych przedsiębiorstwach jest na pewno Business Intelligence, czyli narzędzie, które analizuje nasze dane z różnych źródeł i pozwala nam na tej podstawie wyciągać pewne wnioski. Analizować pewne informacje, czy to finansowe, czy usługowe, dotyczące utylizacji naszych pracowników, ich dostępności, i tak dalej, tak dalej, żeby korelować różne źródła z różnymi danymi, tak aby się dokładnie dowiedzieć, co w naszej firmie się dzieje, czy my rzeczywiście projekty, które realizujemy, mamy rentowne, czy na przykład nasi wszyscy pracownicy pracują w ten sam sposób, są tak samo efektywni, w jakich odstępach czasu lub w jakimś średnim czasie są dostarczane pewne rozwiązania dla naszych klientów, pozwala nam to po prostu lepiej zrozumieć co tak naprawdę w naszej firmie się dzieje i co w trawie piszczy.

‍

Cyfryzacja za pomocą no code low code

Jeżeli natomiast widzielibyśmy, że narzędzia z których sobie korzystamy, które mamy kupione nie starczają nam, że nasze procesy są bardzo specyficzne, potrzebują specyficzny usług, jakichś rozwiązań, średnich na miarę, to znowu nie musimy teraz realizować oprogramowania w tradycyjny sposób. Możemy bardzo często zbudować sobie prosto oprogramowanie dla naszej firmy za pomocą narzędzi NoCode LowCode. NoCode LowCode to jest taka technologia, która pozwala nam z gotowych, predefiniowanych elementów budować aplikacje z interfejsami użytkownika, z pewnymi przepływami po stronie serwerowej, czyli pozwala nam zbudować właśnie takie narzędzia jak CRM i tak dalej, które zautomatyzują działanie naszej firmy lub usprawnią jej funkcjonowanie.

‍

Rola AI i automatyzacji w cyfryzacji – dostępność i wdrażanie

Oczywiście myślę, że warto też wspomnieć tutaj o AI, które bardzo mocno się w ostatnich latach rozwija i które również pomaga nam automatyzować pewne procesy, generować różne dane, które do tej pory możliwe nie były. Ale AI również przyśpiesza sam development aplikacji, więc jeżeli myśleliście kiedyś o tym, że potrzebujecie więcej aplikacji, szytą na miarę, to w tym momencie jest najlepszy czas do jej tworzenia, ponieważ już nie są potrzebne tak wielkie budżety, jakie były potrzebne jeszcze kilka lat temu. Ja myślę, że w tym momencie warto się skupić na dwóch...

które mogą dać najszybsze efekty, największe efekty i które de facto można zastosować w każdej firmie. To będą oczywiście automatyzacje oraz AI. AI jest dzisiaj dostępne tak naprawdę dla każdego, tak samo jak automatyzacje, ponieważ bardzo wiele platform biznesowych dostarcza je już budowane w siebie. I co mam przez to na myśli? Nie mam tutaj na myśli rozwiązań, które pomagają nam podsumować tekst.

za pomocą AI-a. Mam bardziej na myśli platformy, które pozwalają nam wdrożyć AI w nasze procesy lub które pozwalają nam wdrożyć automatyzację wewnątrz naszego środowiska informatycznego. Mam tu na myśli na przykład Microsoft 365, Google Workspace, wykorzystanie programistycznych interfejsów od chat GPT.

automatyzacje robione za pomocą tradycyjnych metod, czyli po prostu za pomocą programowania, które wtedy mogą interferować tak naprawdę z każdym pojedynczym źródłem informacji, które mamy w naszej firmie. I de facto dzięki temu właśnie, że są to już bardzo popularne rozwiązania, to ich wdrożenie nie musi być bardzo czasochłonne i bardzo drogie, może być przeprowadzone w sposób całkiem sprawny, plus nie musimy płacić od razu jakichś wysokich opłat za nie.

Przykłady cyfryzacji: generowanie raportów i treści marketingowych

Jeśli do tej pory generowaliśmy raporty finansowe, które zawsze wyglądały, miały spójną strukturę, musiały zawierać jakieś informacje, które pozyskujemy z różnych źródeł, to AI świetnie się tutaj sprawdza w generowaniu takich raportów za naszych pracowników. Bo AI świetnie rozumie tą strukturę tego dokumentu, świetnie rozumie, co ma się w nim znaleźć, jest w stanie świetnie pozyskać te informacje, poukładać je, jeżeli dostarczymy mu właśnie przykłady wcześniejszych realizacji. Dzięki temu, jeżeli...

generowanie takich raportów do tej pory zajmowało jednemu pracownikowi kilka godzin to AI taki jeden raport będzie w stanie wygenerować kilkanaście minut i takie realizacje już robiliśmy generowanie treści marketingowych prowadzicie blog, prowadzicie chcecie stworzyć kampanie czy cokolwiek innego AI jest świetne tutaj żeby pomóc generować tego typu rzeczy generować jakieś pomysły które będą świetnym punktem startowym do tego aby w ogóle rozpocząć dyskusję

Zastosowania AI w rekrutacji, sprzedaży i obsłudze klienta

Dobrym przykładem jest analiza CV w rekrutacji. Bardzo wiele programów mają już wbudowanych, analizatory CV-ek. Możemy sobie sami zbudować automatyzacje, które będą analizowały to w sposób, którego my wymagamy, którego my chcemy, dzięki czemu znowu będziemy w stanie odsiewać pewne zgłoszenia pracowników w ten sposób, żeby po prostu nasz dział rekrutacji mógł oszczędzić swój czas i analizować CV, które de facto nie są zupełnie dopasowane do danego ogłoszenia.

przewidywanie najlepiej sprzedających się produktów, czy obsługa w ogóle działów sprzedaży, czy działów obsługi klienta, to jest kolejny świetny przykład na realizacji automatyzacji we wsparciu wraz z AI.

czyli np. mamy dział obsługi klienta, którego trafiają reklamacje, którego trafiają różne zapytania. No i bardzo często te zapytania są niekompletne, głoszenia reklamacyjne również są niekompletne. AI może od razu takie informacje sklasyfikować, odesłać prośbę o uzupełnienie informacji, jeżeli są one niepełne lub skategoryzować je, zasugerować odpowiedź konsultatowi i przekierować również takie zapytanie do odpowiedniego konsultanta, dzięki czemu usprawnimy dział obsługi klienta

i sprawimy, żeby nie miał on właśnie tych wąskich gardeł. No i co de facto my jako firma zyskujemy po wdrożeniu tego wszystkiego? No przede wszystkim zyskamy czas. Bezcenny czas naszych pracowników.

którzy oddając właśnie te nudne, powtarzalne zadania, automatyzując je, będą mogli się bardziej skupić na naszych klientach, czy na jakości tego, co robią. Nie będą musieli znowu układać tych powtarzalnych rzeczy, tylko będą właśnie mogli wdrożyć tamten swój ludzki pierwiastek, którym mówiłem wcześniej, żeby dodać tam wartości biznesowej naszym klientom czy rozwiązaniom, które budujemy. Zyskujemy pewność danych. Jeżeli mamy jedne źródła danych, które są ze sobą spójne, widoczne dla wszystkich,

Korzyści cyfryzacji: czas, pewność danych, oszczędności, skalowalność, przewaga

to unikamy ryzyka tego, że będą one między sobą niespójne, niezaktualizowane, wybrakowane, że ktoś będzie musiał odpytywać innych o te rzeczy, które de facto mógłby mieć na wyciągnięcie ręki. Oszczędności. Automatyzacje, jeżeli oszczędzają czas naszych pracowników, oszczędzają nam pieniądze.

bo automatyzacje oczywiście kosztują, ich używanie nie jest darmowe, bo wymaga oczywiście jakiejś mocy obliczeniowej, jakiegoś serwera, jakiś platform. Niemniej jednak dane jasno wskazują, że bilans jest dodatni na naszą korzyść, czyli my dzięki nim więcej oszczędzamy niż wydajemy. Skalowalność. Jeżeli nasz zespół będzie dobrze zautomatyzowany, odciążymy go z wielu ręcznych zadań, z wielu powtarzalnych zadań, będziemy de facto tym samym zespołem w stanie obsłużyć większą liczbę klientów.

Co to oznacza? Oczywiście chyba nie muszę nikomu tutaj tłumaczyć. Świetnie rozumiemy konsekwencje za tym idące. No przewaga konkurencyjna. Szybsze decyzje, lepsze wykorzystanie danych, buduje naszą przewagę, buduje naszą pewność, buduje naszą jakość. Dzięki temu nie tylko nasi klienci będą bardziej zadowoleni, ale jeżeli nasi klienci będą bardziej zadowoleni, to dużo chętniej po prostu nas polecą...

w inne miejsca do kolejnych klientów, dzięki czemu nam będzie dużo łatwiej rosnąć, nam dużo będzie dużo łatwiej funkcjonować, będziemy mogli rzeczywiście zacząć skupiać się na strategicznych elementach funkcjonowania naszego działu przedsiębiorstwa, a nie skupiać się na gaszeniu pożarów. Więc wydaje mi się, że te zyski dla firmy, które możemy zdobyć, wdrażając właśnie, czy automatyzację, czy AI, czy custom software, są bardzo jasne.

Ale mamy tutaj jeszcze jeden bardzo istotny aspekt. Mianowicie automatyzację to jedno, narzędzia to jedno, to jest jakaś część sukcesu. Natomiast kluczem jest też dobór odpowiedniego partnera technologicznego, który pomoże nam de facto przez to wszystko przejść suchą stopą, wdrożyć to wszystko tak, żeby realnie przyniosło nam to wartość, a nie żebyśmy się zakopali w projektach, które są wiecznymi projektami IT i nigdy się nie kończą.

Wybór partnera technologicznego do cyfryzacji

Dobry partner technologiczny przede wszystkim wskaże nam rozwiązania, które warto, a które nie warto wdrażać.

Bo oczywiście nam się może wydawać, że wszystko warto, bo są pewne modne terminy, bo jest dużo modnych rozwiązań, ale to nie do końca zawsze jest prawda. Warto wybrać partnera, który ma już kilka wdrożeń za sobą i który bardzo mocno krytycznie podchodzi też do naszych pomysłów, bo oczywiście może ugodzić to nasze ego, że ktoś skrytykował nam pomysł, ale na koniec dnia, jeżeli poparł to rzeczowymi argumentami, to to może tylko świadczyć o tym, że partner, z którym rozmawiamy jest rzeczowy i chce...

naszego sukcesu, a nie chce po prostu, żebyśmy zostawili u niego jak najwięcej pieniędzy bez dostarczania biznesowej wartości. Bardzo istotne jest właśnie dobre dopasowanie, czyli musimy zrozumieć, czy z danym partnerem będzie nam się dobrze współpracowało, czy on de facto też rozumie nasz...

Zwracajcie proszę uwagę na to, jak wiele pytań partner potencjalny zadaje, jak bardzo chce głęboko wejść z rozumieniem, zanim w ogóle rozpoczniecie projekt, bo to znaczy tylko i wyłącznie to, że chce się porządnie przygotować i chce ci dać jasne, rzeczowe odpowiedzi, a nie po prostu sprzedać ci swoją usługę jakkolwiek jak najszybciej. De facto to też spowoduje, że będziemy mogli cieszyć się z efektów w dużo krótszym czasie, ponieważ taki partner będzie w stanie zaproponować jakieś pierwsze małe kroki, które już będą mogły zacząć w dosyć krótkim czasie przynosić pierwsze efekty.

No i tutaj chciałem was zaprosić na bezpłatną konsultację, którą zawsze robimy dla firm, które chcą z nami współpracować, gdzie właśnie wykonujemy takie dwugodzinne warsztaty, na których próbujemy zrozumieć to, z czym macie problem, zasugerować jakieś dalsze kroki, jakieś dalsze działania, dzięki czemu będziemy w stanie razem z wami zbudować waszą przewagę konkurencyjną.