Transkrypcja wygenerowana automatycznie z materiału wideo:
Wprowadzenie – dlaczego projekty IT się nie udają
Wyobraź sobie, że zaczynasz nowy projekt IT. Masz budżet oraz harmonogram. Niestety podczas realizacji okazuje się, że terminy się rozjeżdżają, budżet się nie zgadza i co chwilę pojawiają się problemy.
To jest scenariusz, który dotyka bardzo wiele firm. Według najnowszych statystyk aż 70% projektów IT nie kończy się sukcesem.
Dlatego właśnie w dzisiejszym odcinku pokażę Ci, jak temu zapobiec i co zrobić, aby uniknąć tego typu sytuacji.
Kim jestem i o czym będzie ten odcinek
Cześć, ja nazywam się Kamil Tarczyński i na co dzień pomagam przedsiębiorcom efektywnie wykorzystywać technologie, aby ich firmy rosły szybciej i rozwijały się sprawniej.
W tym odcinku porozmawiamy sobie o tym, jak unikać zagrożeń na projektach IT. Zapraszam.
Czy przekroczenia w projektach IT to realny problem?
Zaczniemy od odpowiedzi na pytanie, czy rzeczywiście przekroczenia w projektach IT to realnie występujący problem, czy raczej wyjątek od reguły. Posłużmy się tutaj statystykami.
Tylko 31% projektów uważa się za zakończone sukcesem. Oznacza to, że pozostałe około 70% projektów okazują się być mniejszą lub większą porażką. Oczywiście nie zawsze są to porażki, które całkowicie przekreślają projekty, natomiast w mniejszym lub większym stopniu występują tam przekroczenia budżetowe lub czasowe.
Tylko jedna szósta wszystkich przebadanych projektów okazywała się być projektami z przekroczeniem na poziomie minimum 200% lub większym. Nadal jest to jednak całkiem spora liczba. Nie jest to już coś marginalnego.
Warto podkreślić, że nie są to statystyki sprzed dekady. To wyniki najnowszych badań i analiz przeprowadzonych na dużej próbie projektów IT w firmach o różnej skali.
Skoro przekroczenia są regułą – jaka jest ich przyczyna?
Jeżeli wiemy już, że przekroczenia w projektach IT są wręcz regułą, spróbujmy odpowiedzieć sobie na pytanie: co jest ich główną przyczyną?
Jeżeli zrozumiemy przyczynę, będziemy mogli na nią reagować – minimalizować przekroczenia albo im całkowicie zapobiegać.
Niezrozumienie lub niepełne określenie zakresu projektu
Jednym z najczęstszych problemów jest niezrozumienie zakresu, nieuwzględnienie całego zakresu albo jego niedokładne spisanie. Znamy to z autopsji – bardzo często chcemy po prostu działać. Wydaje nam się, że wszystko wiemy na temat własnej aplikacji.
Dopiero w trakcie realizacji okazuje się, że nie przewidzieliśmy pewnych scenariuszy. Nagle pojawiają się kwestie prawne, procedury, dodatkowe wymagania. Coś, co było estymowane na określoną liczbę godzin, zaczyna się rozrastać, co automatycznie wpływa na budżet i harmonogram.
Brak zarządzania projektowego i kompetencji PM-owych
Kolejnym często występującym problemem jest brak zarządzania projektem lub brak kompetencji w tym zakresie.
Oczywiście projekty można prowadzić bez wsparcia project managera, opierając się na bezpośrednim kontakcie z zespołem deweloperskim. Natomiast bardzo często takie podejście po prostu się nie udaje.
Jeżeli mamy swoje codzienne obowiązki, a zespół deweloperski ma swoje, to nie oszukujmy się – najczęściej nie starczy czasu, by rzetelnie prowadzić projekt. Brakuje osoby, która pilnuje zależności, terminów, blokad i przypomina, że na coś czekamy lub coś nas blokuje.
Rola PM-a w zarządzaniu projektami jest tutaj wręcz kluczowa.
Brak odpowiedzialności biznesowej po stronie klienta
Kolejnym problemem jest brak jednoznacznej odpowiedzialności biznesowej. Zawsze podkreślamy, że po stronie klienta musi być jedna osoba decyzyjna odpowiedzialna za projekt.
Nie oznacza to, że nie rozmawiamy z całym zespołem czy nie burzujemy razem pomysłów. Chodzi o to, że musi być jedna osoba, która podejmuje ostateczne decyzje.
Wyobraźcie sobie sytuację, w której jeden stakeholder mówi deweloperowi, żeby przycisk był po lewej stronie, a drugi mówi, żeby był po prawej. Efekt? Ta sama praca wykonywana kilkukrotnie.
Deweloper często nie czuje się w pozycji, by powiedzieć „stop” osobom z managementu. Właśnie tutaj ponownie pojawia się kluczowa rola PM-a, który ma autorytet, by zatrzymać chaos decyzyjny.
Złożoność technologiczna i zależności między modułami
Kolejną przyczyną przekroczeń jest złożoność technologiczna oraz zależności między modułami albo wybór nieodpowiedniej technologii.
Może się okazać, że aby dokończyć jeden moduł, musimy najpierw skończyć inny, który nawet nie został jeszcze rozpoczęty. Wydaje nam się, że jesteśmy blisko końca, a nagle odkrywamy kolejne powiązania, które wpływają na estymaty i harmonogram.
Dlatego tak ważne jest przewidywanie potencjalnych ryzyk – zarówno funkcjonalnych, jak i technologicznych.
Analiza biznesowa a realia dynamicznego rynku
W realnym życiu bardzo trudno przewidzieć wszystko z góry, szczególnie bez dokładnej analizy biznesowo-funkcjonalnej. Taka analiza wymaga jednak czasu i budżetu.
Często musimy pogodzić się z tym, że brak bardzo szczegółowej analizy oznacza pojawienie się nieprzewidzianych aktywności w trakcie realizacji. To nie zawsze jest błąd – to po prostu konsekwencja przyjętego podejścia.
Dodatkowo środowisko biznesowe jest dziś bardzo dynamiczne. Analiza trwająca trzy miesiące może być częściowo nieaktualna w momencie jej zakończenia. Dlatego wiele firm decyduje się na iteracyjne działanie i bieżące zarządzanie ryzykami.
Czy przekroczenie budżetu zawsze jest złe?
Moim zdaniem nie zawsze. Jeżeli przekroczenia wynikają z nowych funkcjonalności, zmiany założeń biznesowych albo lepszego dopasowania produktu do klientów, to jest to naturalna konsekwencja rozwoju projektu.
Jeżeli byliśmy na to przygotowani finansowo i organizacyjnie, to nie jest to sytuacja jednoznacznie negatywna. To po prostu element prowadzenia biznesu.
Problemy zaczynają się wtedy, gdy mamy zamknięty scope, a mimo to pojawiają się przekroczenia na prostych funkcjonalnościach. Wtedy pojawia się utrata zaufania – do zespołu, do dostawcy, do całego projektu.
Konsekwencje niekontrolowanych przekroczeń
Przekroczenia mogą prowadzić do przejadania rezerw budżetowych, które były przeznaczone na inne inicjatywy biznesowe. Projekt trzeba dokończyć, bo bez niego nie wejdziemy na rynek.
Pojawia się też ryzyko opóźnienia wejścia na rynek, a konkurencja nie śpi. W skrajnych przypadkach dochodzi do kompromisów jakościowych albo rezygnacji z funkcjonalności.
Najbardziej ekstremalnym scenariuszem jest całkowita porażka projektu i jego zamknięcie.
To nie tylko technologia – znaczenie komunikacji
Przekroczenia to nie tylko wpadki technologiczne. To bardzo często problemy organizacyjne: brak dokumentów, regulaminów, wymagań prawnych, słaba komunikacja.
Realizacja aplikacji to nie tylko development. To także design, prawo, przekazanie wiedzy domenowej zespołowi. Komunikacja jest kluczowa dla sukcesu każdego projektu.
Jak unikać problemów w projektach IT?
Podstawą jest dobra komunikacja. Zespół deweloperski powinien zadawać pytania. Jeżeli pyta – to dobrze. To znaczy, że chce zrozumieć.
Iteracyjne podejście, częste demo, oddawanie małych kawałków aplikacji do weryfikacji – to wszystko pozwala szybciej wykrywać problemy.
Warto regularnie sprawdzać budżet, harmonogram oraz nowe ryzyka. Deweloperzy są na froncie projektu i często pierwsi widzą zagrożenia – trzeba dać im przestrzeń, by o nich mówić.
Co zrobić w praktyce?
Zacznij od mini-audytu obecnych projektów. Sprawdź, czy masz wdrożoną komunikację, zarządzanie ryzykami, jasne role i odpowiedzialności.
Wprowadź standardy projektowe, szczególnie jeśli prowadzisz wiele projektów IT równolegle. Ujednolicone sprinty, raportowanie i odpowiedzialności znacząco poprawiają kontrolę.
Rozmawiaj z zespołem projektowym, buduj atmosferę transparentności i eskaluj dobre praktyki iteracyjnie – krok po kroku.
Podsumowanie
Przekroczenie budżetu to nie kwestia pecha. To systemowe błędy w zarządzaniu, komunikacji i podejmowaniu decyzji.
Ten problem można przewidywać, monitorować i nim zarządzać. W kolejnym odcinku opowiemy o tym, jak wdrożyć KPI i monitorować projekt w czasie rzeczywistym.
To tyle ode mnie na dziś. Dzięki i do zobaczenia.
