Cyfryzacja jako klucz do rozwoju biznesu
Czy wiesz, że w wielu branżach odpowiednia cyfryzacja decyduje dziś o sukcesie biznesowym firmy?
Wiele osób wciąż postrzega ją wyłącznie jako wdrożenie nowej technologii, podczas gdy w rzeczywistości jest to strategiczny proces, który bezpośrednio wpływa na tempo wzrostu organizacji.
Firmy, które podchodzą do cyfryzacji świadomie, zyskują nie tylko większą efektywność operacyjną, ale również przewagę konkurencyjną oraz realną optymalizację kosztów. W tym odcinku opowiem o tym, czym tak naprawdę jest cyfryzacja, jak ją rozumieć i jak powinna wyglądać w Twojej firmie.
Kilka słów o mnie i o tym odcinku
Cześć, nazywam się Kamil Tarczyński. Na co dzień pomagam firmom wykorzystywać nowe technologie w taki sposób, aby rosły szybciej i działały efektywniej.
W tym odcinku porozmawiamy właśnie o cyfryzacji — czym jest, czym nie jest i jak podejść do niej mądrze.
Zacznijmy jednak od uporządkowania pojęć.
Digitalizacja, cyfryzacja i transformacja cyfrowa — czym to się różni?
Digitalizacja — pierwszy krok
Z digitalizacją mamy do czynienia wtedy, gdy przenosimy coś z formy analogowej do cyfrowej. Przykładem może być zeskanowanie papierowej faktury do pliku PDF.
Faktura staje się plikiem cyfrowym, ale cały proces wokół niej — jej wystawienie, obieg, akceptacja — nadal odbywa się ręcznie i analogowo. Zmienia się jedynie forma nośnika, a nie sposób działania.
Cyfryzacja — automatyzacja procesów
Cyfryzacja to już coś znacznie więcej. W tym przypadku mówimy o procesach, które są obsługiwane przez systemy, takie jak ERP, CRM czy inne narzędzia biznesowe.
Faktury mogą być wystawiane, odbierane, przypisywane do odpowiednich okresów i automatycznie przekazywane do księgowości. Pracownicy nie muszą wykonywać ręcznych czynności — większość działa się automatycznie w systemie.
Dzięki temu ludzie zyskują czas na zadania, które generują większą wartość biznesową, zamiast wykonywać powtarzalną, administracyjną pracę.
Transformacja cyfrowa — zmiana modelu biznesowego
Transformacja cyfrowa idzie jeszcze dalej. Nie dotyczy już tylko procesów, ale całego modelu funkcjonowania firmy.
Przykładem mogą być sklepy, które przeszły ze sprzedaży stacjonarnej na sprzedaż online. Pandemia tylko przyspieszyła ten trend — wiele firm zamknęło fizyczne placówki, bo okazało się, że sprzedaż internetowa jest wystarczająca, a często nawet bardziej opłacalna.
Te trzy pojęcia nie są więc chwilową modą. To realne zjawiska, z którymi firmy mają do czynienia od lat — choć wiele organizacji wciąż nie wykorzystuje ich potencjału.
Po co w ogóle cyfryzować firmę?
Powodów jest kilka i są bardzo konkretne. Cyfryzacja pozwala obniżyć koszty, usprawnić pracę zespołów, zautomatyzować powtarzalne zadania i znacząco zwiększyć efektywność operacyjną. Daje też przewagę konkurencyjną i umożliwia skalowanie biznesu — zarówno na obecnych, jak i zupełnie nowych obszarach działalności.
Najprostszym sygnałem, że firma potrzebuje cyfryzacji, jest moment, w którym zaczyna rosnąć, a procesy przestają nadążać. Pojawiają się wąskie gardła, spada efektywność kosztowa i coraz więcej pracy wymaga ręcznego „łatania”. Rozwiązaniem nie jest wtedy ciągłe zatrudnianie kolejnych osób, ale zwiększanie efektywności przy podobnej wielkości zespołu.
Od czego zacząć cyfryzację?
Pierwszym i najważniejszym krokiem jest identyfikacja obszarów, które bolą najbardziej.
Teoretycznie można cyfryzować wszystko, ale nie wszystko ma sens na każdym etapie rozwoju firmy.
Niektóre procesy są proste i tanie do automatyzacji, inne bardzo złożone i kosztowne. Dlatego warto skupić się na tych obszarach, które mogą przynieść największy zwrot z inwestycji.
Dwa podejścia do wdrażania cyfryzacji
Można spróbować przejść przez ten proces samodzielnie — z pomocą wewnętrznych zespołów lub konsultantów. To podejście bywa skuteczne, zwłaszcza w mniejszych organizacjach.
Drugą opcją jest współpraca z firmą, która na co dzień realizuje takie wdrożenia i ma doświadczenie z dziesiątek lub setek podobnych projektów. Taka firma potrafi ocenić, co ma sens biznesowy i gdzie realnie leży wartość.
W naszym podejściu zawsze zaczynamy od warsztatów. Najpierw chcemy zrozumieć cel biznesowy, największe problemy i dopiero potem dobieramy technologię do konkretnej potrzeby.
Jak wygląda proces krok po kroku?
Analiza i warsztaty
Na początku spotykamy się ze stakeholderami — osobami odpowiedzialnymi za procesy, działy lub produkty. Chcemy dokładnie zrozumieć, jak firma działa na co dzień, z jakich narzędzi korzysta, gdzie są dane i jak wygląda infrastruktura.
To etap, na którym zadajemy bardzo dużo pytań — zarówno biznesowych, jak i technicznych.
Projektowanie rozwiązania
Na bazie zebranych informacji proponujemy architekturę, technologię i sposób rozwiązania problemu. Jeden problem da się rozwiązać na wiele sposobów, dlatego zawsze szukamy rozwiązania najbardziej efektywnego, a nie najszybszego „plastra”.
Stosujemy podejście małych kroków i małych sukcesów — budujemy coś niewielkiego, pokazujemy wartość i dopiero potem rozwijamy rozwiązanie dalej.
MVP i pilotaż
Zamiast wielkich, ryzykownych wdrożeń zaczynamy od MVP — prostego, pilotażowego modułu. Może to być nawet bardzo prosta automatyzacja.
Chodzi o to, aby szybko zobaczyć realną wartość i uniknąć projektów, które przeciągają się w czasie i wychodzą poza budżet.
Testy, jakość i szkolenia
Po wdrożeniu przechodzimy przez testy, zapewnienie jakości i — jeśli trzeba — szkolenia użytkowników. Sprawdzamy, czy rozwiązanie działa poprawnie i czy spełnia założenia biznesowe.
Rozwój i utrzymanie
Po wdrożeniu rozwiązanie żyje dalej. Pojawiają się nowe potrzeby, usprawnienia, drobne zmiany. To naturalny etap, który pozwala stopniowo rozwijać system zgodnie z priorytetami biznesowymi.
Co jest kluczowe dla powodzenia cyfryzacji?
Najważniejsze jest zaangażowanie firmy i zespołu. Bez udziału osób, które znają procesy i realne problemy, wdrożenie się nie uda.
Technologia jest tylko narzędziem. Zawsze zaczynamy od potrzeby biznesowej, potem procesu, a dopiero na końcu dobieramy technologię.
Równie istotne jest przygotowanie zespołu na zmianę. Ludzie naturalnie opierają się nowym rozwiązaniom, dlatego trzeba jasno komunikować, dlaczego zmiana jest potrzebna i jakie przyniesie korzyści — również im samym.
Planowanie i bezpieczeństwo
Realistyczne planowanie jest absolutnie kluczowe — zarówno pod kątem budżetu, jak i czasu. Czasem warto wdrożyć coś szybciej, a czasem lepiej rozłożyć zmiany na etapy.
Nie można też zapominać o bezpieczeństwie i zgodności z przepisami. RODO, regulacje branżowe, regionalizacja danych czy przetwarzanie w chmurze — to wszystko musi być uwzględnione już na etapie planowania.
Podsumowanie
Cyfryzacja, digitalizacja i transformacja cyfrowa to nie moda, ale realne procesy, które coraz więcej firm wdraża na co dzień.
Choć Polska wciąż jest w tyle za częścią Europy, właśnie dlatego cyfryzacja może dać ogromną przewagę konkurencyjną.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o sygnałach do rozpoczęcia cyfryzacji i o tym, jak wygląda cały proces w praktyce, zapraszam do poprzedniego odcinka.
